Surat - Pengertian, Jenis, Ciri, Fungsi dan Contohnya

Surat – Pengertian, Jenis, Ciri, Fungsi dan Contohnya

Di masa lalu, selama sekolah, Anda mungkin pernah izin untuk tidak masuk karena sakit atau berbagai hal lainnya. Maka Anda harus memberikan surat sebagai izin resmi. Jika Anda bekerja sekarang, Anda mungkin juga telah menerima atau membuat surat, tetapi untuk pekerjaan, atau apa yang kita sebut surat resmi. Bentuknya mungkin tidak jauh berbeda dengan surat lain. Hanya saja konten, format, tujuan, dan fungsinya berbeda. Pada artikel ini kami akan mencoba membahas hal-hal yang berkaitan dengan surat. Mulai dari penjelasan, jenis, ciri, fungsi dan contoh. Baca artikel ini sampai akhir ya…!

Pengertian Surat

Surat itu adalah salah satu alat komunikasi untuk dapat menyampaikan informasi tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, agensi atau organisasi) kepada pihak lain (orang, agensi atau organisasi). Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat itu berarti kertas tertulis atau selembar kertas sebagai tanda atau pernyataan, sesuatu yang tertulis. Dengan demikian, surat itu adalah salah satu alat komunikasi tertulis yang dikirimkan oleh satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama seseorang atau atas nama organisasi atau korporasi atau perusahaan. Sebuah surat dibuat dan dikirim untuk menyampaikan maksud pembuat surat kepada penerima surat.

Jenis – Jenis Surat

Surat dapat dibagi menjadi berbagai jenis tergantung pada tujuan, jenis, bentuk dan kriteria lainnya. Untuk memudahkan kita mengetahui jenis – jenis surat sebagai berikut:

Jenis surat sesuai dengan tujuannya

Surat pemberitahuan, yang biasanya berisi pesan ke banyak pihak yang merupakan bagian dari agensi
Surat warisan, surat kepada pihak tertentu untuk melakukan sesuatu yang dinyatakan dalam surat itu
Surat permintaan, surat yang isinya meminta informasi lebih rinci tentang barang atau jasa yang ditawarkan
Surat peringatan, surat ini dimaksudkan untuk mengingatkan seseorang akan kesalahan suatu lembaga
Surat panggilan berusaha memanggil pihak lain baik secara pribadi maupun organisasi
Surat tambahan, konfirmasi surat yang sudah dikirim sebelumnya
Surat keputusan, surat yang berisi keputusan yang dibuat oleh suatu organisasi berdasarkan pertimbangan
Surat laporan, surat dengan laporan kerja ke orang lain
Surat penawaran, biasanya pembelian dan penjualan barang atau jasa yang mencakup spesifikasi dan harga

Jenis surat berdasarkan penampilannya

Kartu pos, surat yang isinya ditulis di selembar kertas dan dikirim melalui pos. Biasanya 10 × 15 cm.
Dokumen pos, surat tertutup yang terdiri dari selembar kertas dan dapat dilipat seperti amplop.
Surat tertutup, surat yang dibuat dalam lembaran kertas terpisah harus berisi amplop.
Memorandum dan Memorandum, surat yang digunakan untuk tujuan internal organisasi dan yang bertujuan untuk menyediakan / meminta informasi antara pejabat publik.
Telegram, pesan singkat yang dikirim dari jarak jauh dengan bantuan pesawat telegram dalam waktu singkat.

Jenis surat berdasarkan jenis dan asal

Surat resmi yang digunakan oleh badan-badan tertentu, baik sipil maupun militer, untuk tujuan layanan resmi.
Surat komersial, surat yang digunakan oleh lembaga bisnis untuk tujuan bisnis.
Surat pribadi, surat pribadi yang dikirim ke orang lain atau pejabat agensi.

Jenis surat dengan jumlah penerima

surat biasa, yang biasanya ditujukan kepada seseorang atau manajer suatu institusi.
Surat Edaran ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga, termasuk seluruh masyarakat.
Surat pengumuman, yang biasanya ditujukan kepada sekelompok individu atau lembaga.

Jenis surat menurut kerahasiaan

Surat biasa, surat yang berisi hal-hal yang harus dirahasiakan.
Surat rahasia, surat yang isinya hanya dapat diketahui oleh pihak yang berkepentingan tertentu.
Surat sangat rahasia, surat yang kerahasiaannya sangat ketat agar tidak diketahui orang lain

Jenis surat berdasarkan jangkauannya

Surat internal, surat yang berasal dari kantor / perusahaan dan ditujukan ke departemen lain dari perusahaan yang sama.
Surat eksternal, surat dari luar kantor / perusahaan yang diterima melalui pos.

Ciri – Ciri Surat Berdasarkan Jenisnya

Ciri – Ciri Surat Berdasarkan Jenisnya sebagai berikut :

Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk keperluan pribadi, misalnya, untuk merujuk ke teman dan keluarga. Jenis huruf ini jarang digunakan saat ini karena telah digunakan pada SMS, media sosial, email, dll.

Karakteristik surat pribadi

Jangan menggunakan kop surat
Jangan menggunakan huruf, angka
Salam buka dan tutup bervariasi
Sebagai aturan, bahasa yang digunakan tidak formal sesuai dengan keinginan penulis.
Format surat gratis juga gratis, tidak ada standar khusus.

Surat resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kebutuhan atau kepentingan resmi, baik untuk perorangan, lembaga atau organisasi. Misalnya, undangan, buletin, dan surat pemberitahuan.

Fitur surat resmi

Surat resmi ini memiliki karakteristik sebagai berikut:

Gunakan kop surat
Gunakan nomor surat, lampiran, dan subjek
Gunakan salam umum untuk membuka dan menutup
Gunakan bahasa resmi
Sertakan stempel atau stempel dari lembaga resmi
Memiliki format standar

Surat komersial atau niaga

Surat penjualan adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau oleh organisasi yang mengatur kegiatan atau kegiatan komersial seperti industri, perdagangan dan jasa. Surat itu sangat berguna dalam membangun hubungan dengan orang luar. Itu harus diatur atau diatur dengan benar. Surat komersial terdiri dari surat pembelian dan penjualan, surat dagang dan tanda terima. Surat bisnis ini juga dibagi menjadi surat bisnis internal dan surat bisnis eksternal. Di antara mereka adalah jenis surat komersial sebagai berikut:

Surat penawaran
Surat pesanan
Pemberitahuan pembayaran barang
Catatan pengiriman
Surat keluhan
Faktur dan lainnya.

Surat resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan tugas dan juga kegiatan layanan agensi. Surat ini adalah alat komunikasi resmi yang penting untuk manajemen administrasi suatu lembaga. Fungsi surat resmi adalah dokumen bukti tertulis, arsip, pengingat, arahan kerja dalam bentuk dekrit dan instruksi, sebagai bukti sejarah perkembangan lembaga. Fitur surat resmi adalah sebagai berikut:

Ada kop surat dari lembaga atau instansi terkait.
Ada nomor surat, lampiran, dan subjek.
Membuka dan menutup salam adalah standar.
Penggunaan bahasa resmi atau standar.
Gunakan stempel atau stempel dari agensi atau kantor yang membuat surat itu.
Gunakan format huruf tertentu.

Fungsi Surat

Ada beberapa fungsi termasuk:

Sebagai sarana pemberitahuan
Sebagai fasilitas Permintaan
Sebagai hasil dari Pikiran
Sebagai hasil dari ide atau gagasan
Sebagai sarana pengingat
Sebagai Bukti sejarah
Sebagai pedoman kerja

Contoh Surat

Surat Pribadi

Saat ini, kemajuan teknologi informasi telah mengubah cara orang mengirim pesan, seperti melalui e-mail, obrolan, atau pesan teks. Namun, pengiriman pesan melalui surat dilakukan untuk tujuan tertentu, seperti perjanjian, surat warisan dan dokumen penting lainnya untuk tujuan arsip

Demikianlah penjelasan singkat mengenai pengertian surat, jenis, ciri, fungsi dan contoh surat. Semoga artikel ini bermanfaat. Terima kasih atas kunjungannya. Salam manis dari penulis.

Artikel Lainnya :