Microsoft Outlook – Pengertian, Fungsi dan Cara Menggunakannya

Posted on

Microsoft Outlook

4WinMobile.com – Microsoft Outlook, pengertian dan cara menggunakannya akan kita bahas di bawah ini. Karena aplikasi ini memang memiliki banyak sekali fungsi jika kita bisa menggunakan aplikasi ini dengan benar. Meski aplikasi ini masih terdengar asing banyak sebagian besar pengguna perangkat PC dan Laptop.

Untuk itulah di sini kita akan memberikan pembahasan lengkapnya, simak di bawah ini ya!

 

Pengertian Microsoft Outlook

Microsoft Office Outlook yaitu aplikasi untuk mengelola informasi pribadi dari Microsoft Office Suite. Aplikasi ini biasanya dipakai untuk mengirim dan membaca email.

Namun, aplikasi ini juga memiliki fitur seperti catatan, buku harian, perutean, dan kalender. Microsoft Outlook, dalam kombinasi dengan Microsoft Exchange Server, dapat menyediakan akses ke kotak surat bersama, kalender, dan jadwal.

Ada dua versi Outlook, yaitu Microsoft Outlook Express dan Microsoft Outlook. Microsoft Outlook Express merupakan versi kecil Outlook, pertama kali dirilis dengan Windows 98.

Sedangkan Microsoft Outlook dapat digunakan tidak hanya pada PC atau komputer, tetapi pada semua perangkat Windows. Misalnya di Outlook Mobile yang dapat menghubungkan data Outlook ke telepon pintar.

Ada add-on tambahan yang dapat digunakan untuk menghubungkan Outlook ke Blackberry dan perangkat seluler lainnya.

 

Fungsi Microsoft Outlook

Setiap aplikasi pastilah memiliki fungsi dan manfaat untuk user pengguna, tetapi tergantung dari tingkat kebutuhan dan pemahaman cara penggunaannya, berikut detail fungsi dari aplikasi microsoft outlook

Fungsi Microsoft Office Outlock memberikan manfaat sebagai aplikasi manajemen email :

1.) Dapat membaca email secara offline atau jaringan Intranet.

2.) Kirim email dengan cepat.

3.) Cara paling aman untuk mengamankan email di PC.

4.) Pengguna dapat membuat Rencana atau penjadwalan.

 

Cara Menggunakan Microsoft Outlook

Seperti yang sudah kami singgung sebelumnya, aplikasi ini akan sangat berguna jika kita tahu bagaimana cara menggunakannya. Dan berikut ini adalah cara menggunakannya dengan benar :

Baca Juga  SketchUp - Pengertian, Jenis, Fungsi, Kelebihan dan Kekurangannya

 

Cara Menggunakan Fitur Email Outlook

Email outlook adalah fitur utama aplikasi ini yang focus pada penggunaan email seperti mengirim dan menerima email dengan mudah.

1.) Menulis dan Mengirim Pesan atau Email Baru

Jika ingin menulis dan mengirimkan email baru maka cukup klik File > New > Mail Message.

Atau bisa juga dengan cara menekan tombol Ctrl+N pada keyboard lalu masukkan alamat email yang dituju dan klik Send.

2.) Konfirmasi Email

Untuk melihat apakah email sukses terkirim dan telah sampai di alamat yang dituju bisa dengan cara klik File > Options > Mail > cari kolom Information Tracking > centang pada kolom Delivery message confirming dan Read receipt confirming.

3.) Mengorganisir Email Masuk

Untuk membuat tampilan email agar lebih rapi, bisa dilakukan dengan cara klik kanan pada folder inbox di panel navigasi. Lalu klik new folder dan jangan lupa untuk beri nama folder. Drag email pada inbox utama ke folder yang baru saja dibuat tersebut.

Cara lebih mudah bisa juga dengan klik Home > Rules > Create Rules, lalu masukan filter yang diinginkan untuk menentukan ke folder mana sebuah email akan dimasukan.

4.) Hapus Email

Untuk menghapus email bisa lakukan dengan klik Home > Clean Up > Clean Up Conversation.

Sedangkan untuk menghapus semua email bisa dilakukan dengan cara klik Home > Clean Up > Clean Up Folder & Subfolders untuk menghapus semua email di semua folder.

5.) Kelola Banyak Akun Email

Untuk mengelola lebih dari satu akun email bisa dilakukan secara otomatis dengan cara  klik File > pada Account Information, klik Add Account > masukan nama, alamat email dan password email, lalu pilih Next > Finish.

 

Cara Menggunakan Task Management

Aplikasi ini sangat cocok digunakan untuk membuat pengaturan tugas, cara menggunakan fitur ini pun cukup mudah. Ubah tampilan dengan cara klik Change View ke Task View, lalu klik icon New Tasks pada toolbar atau tekan ctrl + shift + K untuk membuka layar Task.

Baca Juga  Adobe Photoshop - Pengertian, Fungsi, Kelebihan dan Kekurangannya

Jangan lupa untuk memasukkan judul tugas mau pun proyek sebagai keterangan pada kotak yang sudah disediakan.

Tentukan juga tanggal dimulainya dan berakhirnya tugas atau proYek tersebut pada kolom Start Date dan Due Date. Atur peringatan untuk memberitahukan jika waktu sudah mulai habis di reminder sehingga tugas bisa tertata rapi dan selesai tepat waktu.

Masukkan keterangan tambahan dengan cara klik icon Details yang ada pada toolbar. Jika ingin mengubah tugas yang sudah dibuat, lakukan dengan cara double clik pada tugas tersebut.

Lalu jika ingin mengerjakan tugas bersama dengan beberapa pengguna lain bisa klik Tasks > Assign Task. Lalu klik tombol To dan masukkan alamat pengguna yang ingin dimasukkan dalam tugas, dan klik Send agar tugas bisa diterima oleh pengguna tersebut.

Apabila tugas sudah selesai klik ikon Remove From the List untuk menghapusnya, atau jika ingin mengubah konfigurasi tampilan dan lama waktu pengerjaan, bisa klik Options > Tasks.

 

Cara Menggunakan Fitur Kalender

Tampilan kalender bisa diubah dengan berbagai tampilan mulai dari tampilan perhari, perminggu, perminggu hari kerja, perbulan. Atau sesuai dengan Schedule View untuk melihat kalender dalam bentuk timeline yang sudah disesuaikan.

Caranya adalah dengan klik Menu Bar lalu lihat icon New Appointment untuk penjadwalan aktivitas personal. Dan New Meeting untuk penjadwalan pertemuan dengan orang lain.

 

Cara Menggunakan Share Kalender

Fitur ini memungkinkan pengguna bisa berbagi informasi jadwal dengan pengguna lain, caranya cukup klik ikon Email Calendar lalu klik Share Calendar untuk membagikannya dengan orang lain. Atau Publish Online pada Toolbar yang sudah disediakan.

Selain itu bisa juga mengirimkan kalender melalui email, dan menyesuaikan seberapa banyak informasi yang ingin diberikan.

 

Cara Membuat New Appointment

Cara membuat penjadwalan personal bisa dilakukan dengan cara klik tanggal yang diinginkan lalu klik ikon New Appoinment. Kemudian akan muncul layar Appointment dan masukkan topik pada kolom subjek.

Masukkan juga lokasi aktivitas yang dinginkan dan durasi waktu yang dibutuhkan. Jangan lupa untuk memasukkan keterangan dengan mengetik pada kolom yang sudah disediakan, biasanya ada di bawah kolom waktu aktivitas.

Baca Juga  Inkscape – Pengertian, Fungsi dan Cara Menggunakannya

Atau bisa juga dengan klik insert lalu sisipkan dokumen yang ingin dikerjakan, tentukan pilihan keterangan lain pada Icon Show as, misalnya Out of Office atau Busy. Keterangan ini bertujuan memberitahu orang lain mengenai jadwal yang dibagikan melalui Outlook.

Di bawah Icon Show terdapat Reminder yang bisa digunakan untuk memberikan peringatan bagi jadwal yang sudah dibuat jika sudah mendekati waktu. Jadi jangan lupa untuk mengatur peringatan waktu juga agar semua jadwal yang dibuat sesuai dengan keinginan.

Klik Icon Categorize dan pilih keterangan yang sesuai untuk memberikan kategori pada jadwal yang dibuat. Lalu klik icon Save & Close jika sudah selesai.

Maka keterangan tentang segala aktivitas yang telah dibuat akan terlihat pada kalender, dan jika ingin mengubahnya caranya cukup double klik pada jadwal yang dinginkan.

Jika ingin mencetak jadwal yang sudah dibuat, cukup klik File > Print pada layar appointment maka jadwal pun akan tercetak.

 

Kelebihan Microsoft Outlook

Microsoft Outlook memiliki kelebihan, berikut ini adalah kelebihan yang dimilikinya :

1.) Memiliki penampilan yang sederhana dan elegan.

2.) Memiliki fungsi Undo untuk mengembalikan perintah yang baru saja dilaksanakan.

3.) Dapat dihubungkan ke media social.

4.) SkyDrive kapasitas 7 GB ditentukan.

5.) Dapat mengedit dokumen Office secara langsung di SkyDrive.

6.) Dapat memisahkan email yang masuk sesuai dengan kategori yang diinginkan.

7.) Memiliki sistem pembersihan spam yang andal.

8.) Dapat disinkronkan dengan smartphone.

9.) Dapat digunakan untuk melakukan panggilan video menggunakan Skype.

 

Asalkan bisa cara menggunakan Microsoft Outlook maka akan ada banyak sekali kemudahan yang bisa didapatkan. Nah, dari ulasan 4WinMobile.com di atas cukup memberikan pengetahuan mengenai cara menggunakan aplikasi ini kan.

 

Artikel Lainnya :